12 Червня 2019 р.

Як надавати електронні документи у разі податкової перевірки?

news-img1

Основні положення:

Згідно ст. 20.1 ПКУ контролюючі органи мають право проводити відповідно до законодавства перевірки і звірки платників податків, запитувати та вивчати під час проведення перевірок первинні документи, що використовуються в бухгалтерському обліку, регістри, фінансову, статистичну та іншу звітність, пов’язану з обчисленням і сплатою податків, зборів, платежів, виконанням вимог законодавства, контроль за додержанням якого покладено на контролюючі органи та отримувати безоплатно від платників податків (у тому числі благодійних та інших неприбуткових організацій) усіх форм власності довідки, копії документів, засвідчені підписом платника або його посадовою особою та скріплені печаткою (за наявності), про фінансово-господарську діяльність, отримані доходи, видатки платників податків та іншу інформацію, пов’язану з обчисленням та сплатою податків, зборів, платежів, про дотримання вимог законодавства, здійснення контролю за яким покладено на контролюючі органи, а також фінансову і статистичну звітність.

Згідно з п. 85 ПКУ платник податків для проведення електронної перевірки забезпечує подання до контролюючого органу в електронній формі з дотриманням умови щодо реєстрації електронного підпису підзвітних осіб документів, які відповідно до цього Кодексу пов’язані з обчисленням та сплатою податків і зборів(якщо такі документи створюються таким платником податків в електронній формі та зберігаються на машинних носіях інформації). Загальний формат та порядок подання такої інформації встановлюються центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізує державну фінансову політику.

Відповідно до роз’яснень ДФС у Листі ДФС від 04.01.2017 № 30/6/99-99-15-02-02-15 електронний документ, який складено відповідно до вимог чинного законодавства та який містить усі необхідні реквізити, має таку ж юридичну силу, як і документ, складений у паперовому вигляді.

Проте згідно ст. 8 Закону № 851, у деяких випадках електронний документ не може бути застосовано як оригінал. Це стосується таких випадків:

  • свідоцтва про право на спадщину;

  • документа, який відповідно до законодавства може бути створений лише в одному оригінальному примірнику, крім випадків існування централізованого сховища оригіналів електронних документів;

  • в інших випадках, передбачених законом.

Зверніть увагу! Юридична сила електронного документа не може бути заперечена виключно через те, що він має електронну форму (ст. 8 Закону № 851).

Крім того, електронний підпис чи печатка не можуть бути визнані недійсними та позбавлені можливості розглядатися як доказ у судових справах виключно на тій підставі, що вони мають електронний вигляд або не відповідають вимогам кваліфікованого електронного підпису чи печатки.

 

Строки зберігання документів:

Первинні документи, за якими подавалася податкова звітність, повинні зберігатися не менше 1095 днів із дня подання такої звітності, таким чином, наприклад, у разі внесення уточнень до Подактової декларації з ПДВ строк зберігання такої звітності збільшується на 1095 днів від дати подання уточнень, а не розраховується від дати подання самої декларації.

Первинні документи, пов’язані із предметом податкової перевірки, проведенням процедури адміністративного оскарження прийнятого за результатами такої перевірки податкового повідомлення-рішення або судового розгляду, повинні зберігатися до закінчення перевірки та установленого строку оскарження прийнятих за її результатами рішень та/або до винесення остаточного судового рішення, але не менше 1095 днів. Будьте уважні, строк зберігання документів може збільшуватись, якщо органи ДФС не проводили перевірку в період понад 1095 днів, в такому випадку платники податків зобов’язані забезпечити подальше зберігання неперевірених документів.

Як відкрити електронний документ протягом строку зберігання, якщо форма звіту змінилася?

В програмі реалізований архів версій звітних форм, таким чином у користувача є можливість відкрити звіти в шаблонах попередніх звітних форм. Наприклад, на поточний момент у версії 5.3.9, оновлення було випущене 3 червня 2019 року, можливо відфільтрувати та відкрити на перегляд та друк податкові накладні, сформовані за 2016 рік з чар-кодом J/F1210008.

Приклад відображення попередніх версій звітних форм у вікні “Податкові накладні”

Приклад відкритого на перегляд звіту попередньої версії

 

Чи можливо переглянути в програмі звіти, якщо закінчився термін дії ліцензії?

Так, це можливо. Користувач має змогу переглянути та роздрукувати обрані звіти з програми, навіть якщо термін дії ліцензії скінчився.

 

Чи відкриється файл звіту, якщо термін дії ключа давно скінчився?

Так, звіти доступні користувачу для перегляду в програмі.
 

Чи потрібно друкувати електронні документи?

Електронний документообіг не вимагає дублювання документів на папері, оскільки підписаний за допомогою кваліфікованого електронного підпису електронний документ, який містить усі обов’язкові реквізити, має ту ж саму силу, що і підписаний від руки паперовий документ.

Нагадаємо, обов’язковими реквізитами первинних та зведених облікових документів, складених у паперовій або в електронній формі, згідно Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» № 996 в редакції від 16.11.2018 є наступні:

  • назва документа (форми);

  • дата складання;

  • назва підприємства, від імені якого складено документ;

  • зміст та обсяг господарської операції, одиниця виміру господарської операції;

  • посади відповідальних осіб;

  • особистий підпис.

Згідно Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» №851 в редакції від від 07.11.2018 оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов’язковими реквізитами, у тому числі з електронним підписом автора або підписом, прирівняним до власноручного підпису відповідно до Закону України “Про електронні довірчі послуги”. Оригінал електронного документа повинен давати змогу довести його цілісність та справжність у порядку, визначеному законодавством; у визначених законодавством випадках може бути пред’явлений у візуальній формі відображення, в тому числі у паперовій копії.

Копією документа на папері для електронного документа є візуальне подання електронного документа на папері, яке засвідчене в порядку, встановленому законодавством. В програмі реалізована можливість візуального відображення підписів електронного документа. Як роздрукувати документ з візуальним відображенням кваліфікованих електронних підписів, нанесених на документ, детально описано у розділі 8.6.1 Інструкції користувача.

Таким чином користувачі Арт-Звіт Pro на вимогу інших учасників господарських операцій, а також правоохоронних органів та відповідних органів у межах їх повноважень, передбачених законами, мають можливість виготовити копії електронних документів на паперових носіях (згідно Статті 6 Закону України №996) у разі складання та зберігання первинних документів і регістрів бухгалтерського обліку з використанням електронних засобів оброблення інформації на підприємстві. При проведенні перевірок посадова (службова) особа контролюючого органу має право отримувати від платника податків або його законних представників копії документів, що належать до предмета перевірки.

 

Як підтвердити, що документ був підписаний?

Підписання електронного документа відбуватися в режимі онлайн із запитом до акредитованого центру сертифікації електронних ключів та підтверджується (засвідчується) наявністю сертифіката кваліфікованого електронного підпису, яким був підписаний електронний документ, та електронної позначки часу. Кваліфікована електронна позначка часу забезпечує зв’язок дати і часу з електронними даними в такий спосіб, що цілком виключає можливість непомітної зміни електронних даних, а також забезпечує точність часу в програмно-технічному комплексі акредитованого центру сертифікації електронних ключів, що синхронізується із Всесвітнім координованим часом (UTC) з точністю до секунди.

Сертифікат ключа як, власне, і сам кваліфікований електронний підпис, надає акредитований центр сертифікації електронних ключів. Підтвердження чинності кваліфікованого сертифіката електронного підпису чи печатки на момент підписання електронного документа регламентовано Постановою КМУ “Про затвердження вимог у сфері електронних довірчих послуг та Порядку перевірки дотримання вимог законодавства у сфері електронних довірчих послуг” №992 від 7 листопада 2018 р. Отже будь-який документ користувач Арт-Звіт Pro або інші зацікавлені особи можуть перевірити на ресурсі Центрального засвідчувального органу або комп’ютерної програми «Комплекс криптографічного захисту інформації «Арт-Крипто+».

 

Як організувати надійне зберігання електронних документів?

Наказом Міністерства юстиції України № 1000/5 в редакції від від 07.11.2018 затверджено Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях. У разі впровадження в установі системи автоматизації діловодства або системи електронного документообігу служба діловодства разом зі структурним підрозділом (працівником), що відповідає за автоматизацію, розробляє регламенти роботи з документами в електронній формі.

Зауважимо, що первинні документи, підписані в програмі Арт-Звіт Pro, є юридично значущими, їх довгострокове архівне зберігання забезпечується використанням розширеного підпису в форматі CAdES-X Long (CMS Advanced Electronic Signatures).

В програмі реалізовано автоматичне створення резервної копії бази даних під час закриття та перед початком оновлення програми. Детальна інструкція щодо створення резервної копії бази даних наведено в розділі 15.4 Інструкції користувача.
 

Чи є можливість обмінятись первинними електронними документами з користувачами інших програм?

Обмін первинними електронними документами з користувачами інших програмних продуктів описаний у попередній статті на нашому сайті.

Вас може зацікавити