Реєстрація ПН/РК після зміни КЕП керівника та/або підписанта податкових накладних

З кінця квітня 2021 року ДПСУ впровадило новий контроль на приймальному шлюзі для відслідковування чинності КЕП осіб, якими підписано ПН на дату складання такого документа.

У разі зміни керівника та/або підписанта ПН (головного бухгалтера/бухгалтера, інше) на підприємстві, користувачі отримують квитанції з текстом помилки: «Документ не може бути прийнятий – Порушено вимоги статті 6 ЗУ «Про електронні документи та електронний документообіг» – кваліфікований електронний підпис особи ІПН Прізвище І’мя, яким засвідчено електронний документ, не є чинним на дату складання податкової накладної».

Чому це відбувається?

Оскільки саме керівник підприємства є автором, який набуває статусу СЕД шляхом приєднання до Договору та надає право підпису електронних документів іншим особам, яким делеговано право підпису, електронний документ, який був створений на дату дії повноважень попереднього керівника, але не підписаний чинним КЕП, вважається не завершеним (створеним) згідно вимоги статті 6 ЗУ «Про електронні документи та електронний документообіг», якими зазначено, що накладанням електронного підпису завершується створення електронного документа.

Новий керівник та відповідальні особи не можуть підписати такий документ, оскільки діють в рамках іншого Договору, дата набрання чинності якого відрізняється від дати створення електронного документу.

Наші рекомендації щодо дій у разі зміни керівника та/або підписанта ПН на підприємстві

1. У разі зміни керівника (проте на підприємстві наявна особа з правом підпису ПН, яка не змінювалася) необхідно:

• щоб новий керівник набув статусу суб’єкта електронного документообігу;
• після цього надіслав Повідомлення J/F1391103 до ДПСУ, яким зареєструє кваліфікований сертифікат підписанта ПН (пам’ятаємо, що він не змінився) і таким чином надасть співробітнику право підпису ПН;
• після реєстрації Повідомлення J/F1391103 співробітник з правом підпису ПН зможе продовжувати підписання ПН/РК, що були складені до дати зміни керівника на підприємстві;
• слід зауважити, що новий керівник зможе підписувати лише ПН/РК, складені з дати, коли відбулась зміна керівника підприємства, оскільки саме з цієї дати він відповідає за здійснення господарських операцій на підприємстві.

2. У разі зміни керівника (співробітник з правом підпису ПН відсутній) необхідно:

• провести ревізію всіх ПН/РК, які потребують підписання, та підписати їх КЕП попереднього керівника, оскільки новий керівник право підпису ПН/РК буде мати лише з дати, коли він був зареєстрований в ЄДР;
• сертифікати КЕП нового керівника зареєструвати відразу після блокування КЕП попереднього керівника;
• якщо на підприємстві є співробітник, який має діючий кваліфікований сертифікат, однак на дату звільнення попереднього керівника даний сертифікат не було зареєстровано в ДПСУ, то новий керівник після вступу на посаду може направити Повідомлення J/F1391103 до ДПСУ, зареєструвавши цей сертифікат з типом підпису “Підпис податкових накладних”, але з датою в Повідомленні першого документу ПН/РК, на який прийшла квитанція з текстом помилки, описаним вище.

3. У разі зміни і керівника і підписанта ПН необхідно:

• Змінити підписанта ПН. Якщо на підприємстві є кілька осіб, що мають право підпису ПН, то підписати ПН/РК іншим ключем, строк дії якого не закінчувався. При цьому варто пам’ятати – при звільненні керівника підписант (працівник) не повинен змінюватись.
• Новий керівник повинен подати Повідомлення J/F1391103 до ДПСУ, зареєструвавши цей сертифікат з типом підпису “Підпис податкових накладних”. Такий крок убезпечить від “розриву” періоду, коли ніхто не може зареєструвати ПН/РК.

Нормативне підгрунття для делегування права підпису податкових накладних

З 23.04.2021 р. діє оновлений Порядок ведення Єдиного реєстру податкових накладних, затверджений постановою Кабміну від 29.12.2010 р. № 1246, зі змінами згідно з Постановою КМУ від 21.04.2021 № 378 (далі – Порядок № 1246), в якому зазначено, що до Єдиного реєстру податкових накладних (далі – ЄРПН) приймаються податкові накладні (далі – ПН) та/або розрахунки коригування (далі – РК), складені в електронній формі з накладенням:

• кваліфікованого електронного підпису (далі – КЕП) головного бухгалтера (бухгалтера) або КЕП керівника (за відсутності у постачальника (продавця) посади бухгалтера) та кваліфікованої електронної печатки (за наявності) постачальника (продавця), що є юридичною особою;
• КЕП постачальника (продавця), що є фізичною особою – підприємцем.

При цьому РК, що підлягає реєстрації отримувачем (покупцем), приймається до ЄРПН, якщо він складений з накладенням постачальником (продавцем) та отримувачем (покупцем) КЕП відповідно до абзаців першого – третього цього пункту 10 Порядку №1246.

Для делегування права підпису ПН іншій посадовій особі платник податку повідомляє про таку особу, в тому числі дані кваліфікованого сертифіката відкритого ключа зазначеної особи, орган ДПСУ за основним місцем обліку (за неосновним місцем обліку – для платників податку, які змінили місцезнаходження та для яких сплата визначених законодавством податків і зборів після такої реєстрації здійснюється за місцем попередньої реєстрації до закінчення поточного бюджетного періоду) відповідно до Порядку обміну електронними документами з контролюючими органами, затвердженого в установленому порядку.

Нагадаємо, 01.09.2020 набув чинності наказ Мінфіна від 06.01.2020 р. №261 «Про внесення змін до Порядку обміну електронними документами з контролюючими органами», згідно якого автор набуває статусу СЕД з дати приєднання до Договору, примірну форму якого визначено у Порядку обміну електронними документами з контролюючими органами.

Для надання права підпису електронних документів іншим особам, яким делеговано право підпису, автор повідомляє про таких осіб контролюючий орган, шляхом направлення Повідомлення про надання інформації щодо кваліфікованого електронного підпису (чар-код форми J/F1391103).

Дія Договору та пов’язаних з ним Повідомлень припиняється за наявності однієї з таких підстав, зокрема отримання інформації з Єдиного державного реєстру про зміну керівника, сторони Договору.