10 Червня 2021 р.

Електронні трудові та згода на обробку персональних даних

news-img1
Сьогодні, 10 червня 2021 року, набирав чинності Закон від 05.02.2021 р. №1217-IX «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі».
Законом запроваджується облік трудової діяльності в електронній формі, що дозволяє не оформлювати/не вести паперові трудові книжки.
ПФУ протягом п’яти років має включити до реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування відсутні дані про трудову діяльність працівників на підставі відомостей, наданих страхувальниками.
Як повідомляє ПФУ, за наявності повної інформації в реєстрі застрахованих осіб про всі періоди трудової діяльності особи пенсію за віком буде призначено автоматично (без звернення особи) з дня, що слідує за днем досягнення пенсійного віку.
З цієї дати потрібно дотримуватись нових правил звільнення з роботи – видавати копію наказу про припинення трудових відносин при будь-якій підставі звільнення. Звичайно, така копія повинна бути відповідним чином завірена.
 

З цієї дати записи в паперову трудову книжку проводяться лише за бажанням працівника і, якщо таке бажання є, роботодавець не має права відмовити. Це стосується таких записів (як по працюючим, так і по новоприйнятим):

  • – про прийняття на роботу;
  • – про переведення;
  • – про звільнення;
  • – про заохочення та нагороди за успіхи в роботі.

На вимогу працівника, який вперше приймається на роботу, паперова трудова книжка оформляється роботодавцем в обов’язковому порядку не пізніше 5 днів після прийняття на роботу.
Зберігати паперові трудові книжки нових працівників (прийнятих з 10 червня) роботодавець вже не зобов’язаний, тобто працівник її зберігає самостійно.
Прийнятим з 10 червня 2021 року працівникам паперові трудові книжки сканувати не потрібно.
 
Книга обліку руху трудових книжок продовжує вестись по тим трудовим книжкам, які зберігаються у роботодавця, для працівників, що були прийняті на роботу до 10 червня, до першої події:
  • – звільнення з роботи;
  • – завершення процесу передачі сканованої копії трудової книжки протягом 5-річного періоду (після отримання підтвердження про прийняття копії трудової книжки від ПФУ).
 
Якщо до звільнення з роботи протягом 5-річного періоду сканована копія трудова книжка не була передана до ПФУ, паперову трудову книжку необхідно видати звільненому працівнику у день звільнення. Передавати скановану її копію буде вже сам працівник.
 
Особливості для роботодавців-ФОПів.
Оскільки ФОПи і зараз не зобов’язані зберігати паперові трудові книжки своїх працівників, вони не зобов’язані і сканувати-передавати копії трудової книжки до ПФУ.
 
З 10 червня усі записи, які робились раніше в паперову трудову книжку (прийняття, звільнення, переведення, заохочення, атестація тощо), повинні вноситись до електронного Реєстру через портал ПФУ. Зазначимо, наразі інформація в Реєстрі міститься тільки з початку 2000-х років. Тобто особи, що мали трудовий стаж до переходу на обов’язкове соціальне страхування, повинні підтвердити його документально, зокрема, записами з паперової трудової книжки. Цце означає, що чимала кількість працівників будуть продовжувати зберігати паперові трудові та вимагати вносити до них дані про трудову діяльність для призначення пенсії за віком.
 
Подати відомості з трудових книжок до ПФУ може особисто працівник або ж роботодавець, якщо паперова трудова книжка зберігається у нього. У випадку, коли дані подає працівник, він може подати в ПФУ оригінал трудової книжки або надіслати електронну копію трудової книжки, підтверджену електронним підписом на порталі ПФУ.
Якщо інформацію подає роботодавець, то надати дані він може лише через веб-портал електронних послуг ПФУ. У цьому випадку необхідно надіслати відскановані або оцифровані копії трудових книжок працівників.
Тобто в такому випадку працівник делегує роботодавцю повноваження з оцифрування документів про трудову діяльність та передачу їх до ПФУ, тому працівник має надати згоду на обробку персональних даних згідно шаблону, викладеного на сайті ПФУ. Роботодавець в свою чергу прикладає відскановану копію Згоди до відомостей, що подає до порталу ПФУ.
Шаблон такої Згоди міститься в програмі у пункті годовного меню Файл – Друковані бланки – ПФУ – Згода на обробку персональних даних.

Вас може зацікавити